BİLGİ – İŞLEM PROSEDÜRÜ
1. AMAÇ ve KAPSAM
Bilgi işlem prosedürü nün amacı, Teknik Servis, Program Bakım-Geliştirme
Yenileme Ve Eğitimi çerçevesinde yer alan ve hastanenin gereksinimi
olan bilgisayar ve ek donanım ihtiyaçlarının tespitini, ilgili
yazılımların bilgisayarlara kurulumunu, kullanım noktalarına dağıtımını,
kullanım noktalarındaki kontrollerini, donanımların rutin bakımlarını,
kullanıcı eğitimlerinin verilmesini, Sistem Yedeklemelerini,
Yazılımların güncelleştirilmesini, kullanıcı isteklerinin ve
şikâyetlerinin giderilmesini sağlamaktır.
2. SORUMLULAR
Bilgi-İşlem ve Otomasyon Sistemi Koordinasyon yapısının
oluşturulmasından, bilgisayarların üzerinde yüklü bulunan yazılımlar ve
ek donanımları ile birlikte kullanım noktalarındaki düzenli
çalışmasından Başhekim, Başhekim Yardımcısı, Bilgi-İşlem Yöneticisi ile
bölüm/birim yöneticileri sorumludur.
3. SİSTEMİN İŞLETİLMESİ
Hastanemizdeki bilgi ağı HBYS, VTYS, LBS gibi yazılımlar kullanılarak
yönetilir. Bu yazılımlar, yüklenici firmalardan sağlanır. Yüklenici
tarafından, bir plan dâhilinde yazılım modülleri yüklenir. Bu sistemin
çalıştırılması, eğitim ve bakım, destek hizmetlerinin verilmesi için de
yüklenici tarafından temin edilecek eğitim ve destek elemanı, Hastane
otomasyon sorumlusu ve yüklenici firmanın sistem sorumlusunun uygun
gördüğü plan dâhilinde HBYS sisteminin işletilmesinde
görevlendirilecektir.
4. UYGULAMA
Erzurum Mareşal Çakmak Devlet Hastanesinde Elektronik Bilgi Sistemi
(HBYS, VTYS, LBS), bilgilerin güvenli bir şekilde paylaştırıldığı,
değişik amaç ve içerikli ana makineler, bu bilgilere kullanıcılarının
yetkileri dâhilinde ulaşan masaüstü bilgisayarlar, bu bilgisayarların
birbiriyle (kurum içi) ve Internet ile bağlantılarını sağlayan ağ
yapısından oluşur. Sistem doğru bilgiye sürekli, güvenli ve en kısa
zamanda ulaşılabilmesi için yapılandırıldığından, çeşitli seviyelerde
koruma ve yedekleme teknikleri mevcuttur. Bu sistemin çalıştırılması,
eğitim ve bakım, destek hizmetlerinin verilebilmesi için de Yüklenici
firma tarafından temin edilen eğitim ve destek elemanları, Hastane Bilgi
İşlem Yöneticisi ve Yüklenici firmanın sistem sorumlusunun uygun
gördüğü plan dâhilinde HBYS sisteminin işletilmesinde görevlendirilir.
Yedek Alma işlemi sistem tarafından otomatik olarak gerçekleştirilir.
4.1 Ana makineler
4.1.1. Ana makinelerin Sağladığı İşlevler :
• HBYS bilgi ve programlarının kullanılması (Hasta Kayıt/Kabul ve
Danışma Modülü, Ayaktan Tedavi Gören hasta (Poliklinik) Modülü, Ağız ve
Diş Sağlığı Modülü, Acil Servis Modülü, Yatan Hasta Modülü, Hemodiyaliz
Modülü, Laboratuar Modülü, Radyoloji (Tıbbi Görüntüleme İşlemleri)
Modülü, İleri Tanı ve Tedaviler İçin Randevu İşlemleri Modülü,
Ameliyathane Modülü, Eczane Modülü, Depo, Ambar ve Demirbaş (Ayniyat)
Modülü, Vezne Modülü, Döner Sermaye, Faturalama ve Muhasebe Modülü,
Personel ve Bordro İşlemleri Modülü, Sıhhi Kurul Modülü, Satın alma
Modülü, Hizmet Modülü, Cihaz Takip Modülü, İstatistik Modülü),
• İntranet bilgilerinin tutulması : (web server)
• Internet ortamına güvenli bir şekilde kurum politikaları dahilinde ulaşılması : (Firewall server)
• Kurum için önemli ve paylaşılması gereken dosyaların depolanması : (file server)
• Bütün bu hizmetlerin güvenli ve yetki dahilinde yapılması : (Domain kontroller)
4.1.2. Ana makinelerin sağladığı İşlevlerin sürekliliğinin sağlanması :
Ana makineler, bir hastanenin sürekli güncelleştirilmeye açık olan ve
yasal zorunlulukları göz önünde bulundurarak yukarıda anlatılan çok
kritik bilgileri içerdiğinden dolayı, sorgulanan, fiziksel, donanımsal
ve yazılımsal teknikler ile korunur ve yedeklenir.
• Ana makineler, “Sistem Odası”nda, kilit altında ve optimum çalışma
koşulları sağlanmış bir ortamda tutulur. (Bkz. Sistem Odası kullanma
talimatı). Bu oda ayrıca yerel ağ (LAN) ve geniş alan (WAN)
bağlantıları, kablo ve aktif cihazlarının toplandığı merkezdir.
• Sistem odasındaki bütün cihazlar, Kesintisiz Güç Kaynağına (KGK)
bağlıdır, dolayısı ile kısa süreli elektrik kesintilerinin, birimleri
durdurması ve cihazlarda elektronik veya yazılımsal bozulmalara sebep
olması engellenmiştir.
• Ana makineler RAID teknolojisi ile donatılmış olduklarından dolayı,
bilgilerin saklandığı bölümler olan sabit disklerin (HDD) bazılarının
arızalanması durumunda dahi, bilgi kaybı ve kesintisi olmadan çalışmaya
devam eder.
• Saklanan bilgilerin kayıp ve bozulma/değiştirilme olasılığına karşılık
yedekleme teknikleri kullanılmaktadır. Sistemde tutulan bilgiler,
günlük, haftalık ve aylık planlar halinde yedeklenir ve yedekleme
talimatına uygun olarak Hastane Bilgi-İşlem Yöneticisi tarafından
yürütülür. İlk kurulum sırasında Hastanenin geçmiş dönemlere ait
kullanılan veri tabanı dosyaları, tüm veriler Oracle Export Utility ile
Full Export halde DDS 4 tape bandına veya CD’ye alınarak hiçbir data
kaybı olmaksızın HBYS üzerine aktarımı sağlanır.
• Terminal (istemci) bilgisayarlarda, birimin özelliğine göre, HBYS,
LBYS kurulur ve her kullanıcı ancak yetkisi dahilinde işlem yapar.
4.2. Ana Bilgisayara bağlı Bilgisayarlar (Terminal) :
Kişisel Bilgisayarlardır. Ana Makine kaynaklarına erişim ve bilgiyi
işlemek için gerekli yazılımlar yüklüdür. Yetki dahilinde, bilgisayar
kullanıcısının özel bilgileri (elektronik postalar, yedekler, .xls,
.doc, .ppt, .mdb dosyaları, rapor şablonları vb) bulunur. Bu
bilgisayarlarda yüklü programların CD’lerde orijinalleri bulunur ancak,
diğer kişiye özel bilgilerin sorumluluğu kullanıcıya aittir. Kullanıcı
isteğine bağlı özel yazılımların yüklenebilmesi ve kullanılabilmesi
Bilgi İşlem Yöneticisinin iznine bağlıdır.
4.3. Bakım, Onarım, Geliştirme
Sistemin sürekliliğinin sağlanmasının ön koşulu, ana makineleri ve ağ
ana bağlantılarını çalışır tutmaktır. Bunun için Bilgi-İşlem
Yöneticisinin kontrolünde, donanım ve yazılım ile ilgili sorunların
çözümü gerçekleştirilir. Kişisel bilgisayarlar, yazıcılar vb cihazlar
gelişen teknolojilere uyumu ve standardı sağlamak için hizmet alımı
kapsamında kiralama dönemi sonlarında kurum ihtiyaç ve politikalarına
uygun olanları ile değiştirilir. Sistemin verimliliğini azaltacak veya
tehlikeye sokacak konularda kullanıcılar sürekli bilgilendirilir.
5. DONANIM VE VTYS EĞİTİMİ
Bilgi-İşlem Yöneticisi, Donanım ürünleri ve VTYS’ne ilişkin eğitimi,
eğitim gerekleri bölümünde belirtilen esaslar göz önüne alınarak
gerçekleştirilmesini sağlar.
5.1. Kullanıcı eğitimi
Bilgi İşlem Yöneticisi, uyarlanmış yazılımı kullanacak hastane
personeline verilecek kullanıcı eğitimleri için gerekli planını yapar ve
eğitimlerinin verilmesi için Yüklenici firmaya talimat verir.
5.1.1. Eğitim gerekleri
Kullanıcı eğitimleri şu aşamaları içerir :
• Bilgisayar ve ek donanımların tanımı, kullanım amaçları
• Bilgisayar Okuryazarlığı
• MS Windows İşletim Sistemi
• MS Office (Word, Excel, Powerpoint) temel kullanımı
• VTYS temel bilgiler
• HBYS
• LBS